Am Anfang ist nichts. Auch in einem neuen CRM ist das so: Zunächst ist es leer. Und wenn du damit loslegen willst musst du erst die Daten, die bisher an verschiedenen Ort und verschieden Formaten zur Verfügung stehen ins CRM importieren. Schlechte Datenqualität, verlorene Historie oder dublette Einträge kosten dich nicht nur Zeit, sondern auch Vertrauen in dein System. Wie du den Import reibungslos gestaltest und was du dabei beachten solltest, erfährst du hier. Das klingt nach einer Mammut-Aufgabe.

Die häufigsten Fallstricke beim Datenimport – und wie du sie umgehst

Ein CRM lebt von der Qualität seiner Daten. Doch genau hier lauern die größten Risiken. Oft werden Daten unstrukturiert oder ohne klare Strategie importiert, was zu Chaos führt. Besonders kritisch wird es, wenn du Auftragsdaten, Kommunikationshistorien oder Kontaktdetails überträgst. Fehlen hier Informationen oder sind sie inkonsistent, verlierst du nicht nur den Überblick, sondern riskierst auch, dass deine Mitarbeiter auf veraltete oder falsche Daten zurückgreifen.

Ein weiterer Knackpunkt sind Dubletten. Sie entstehen, wenn Kontakte mehrfach angelegt wurden – etwa weil ein Kunde in verschiedenen Systemen erfasst wurde oder weil beim Import keine Abgleichroutine lief. Das Ergebnis: Dein Team arbeitet mit doppelten Einträgen, die Verwirrung stiften und die Effizienz mindern. Noch problematischer wird es, wenn du historische Daten wie E-Mails, Anrufe oder Aufträge nicht korrekt zuordnest. Plötzlich fehlt der Kontext, und deine Verkaufschancen leiden.

Besonderheiten, die du im Blick behalten solltest

Nicht alle CRM-Systeme sind gleich – und nicht alle Daten lassen sich eins zu eins übertragen. Besonders bei komplexen Daten wie Auftragshistorien oder individuellen Kundenfeldern musst du prüfen, ob dein neues CRM diese Informationen überhaupt abbilden kann. Manche Systeme haben Limits bei der Feldlänge, andere unterstützen bestimmte Datenformate nicht. Hier lohnt es sich, vor dem Import eine Testmigration mit einer kleinen Datenmenge durchzuführen. So erkennst du frühzeitig, ob Anpassungen nötig sind.

Ein weiterer kritischer Punkt ist die Datenbereinigung. Bevor du überhaupt mit dem Import beginnst, solltest du deine Daten säubern: Veraltete Kontakte löschen, fehlende Informationen ergänzen und Dubletten manuell oder mit Tools bereinigen. Das spart dir später viel Ärger. Auch die Zuordnung von Daten ist entscheidend. Wenn du etwa Auftragsdaten importierst, müssen diese klar einem Kontakt oder Unternehmen zugeordnet werden können. Fehlt diese Verknüpfung, verlierst du den roten Faden.

Wie moderne CRM-Systeme den Import vereinfachen

Moderne CRM-Lösungen bieten dir heute leistungsstarke Import- und Export-Funktionen, die viele der typischen Fehlerquellen von vornherein minimieren. Es ist möglich Daten per CSV- oder Excel-Datei zu übertragen und dabei automatische Abgleiche durchzuführen. So werden bestehende Kontakte erkannt und Dubletten vermieden, noch bevor sie entstehen. In der Feldzuordnung kannst Du festlegen, welche Felder aus deiner Importdatei in welche CRM-Felder übernommen werden sollen – das sichert die Konsistenz und reduziert manuelle Nacharbeit.

Besonders hilfreich ist ein Import-Assistent mit einer Vorschau-Funktion, so dass du noch bei der Feldzuordnung prüfen kannst, ob das Ergebnis der gewünschten Form entspricht. Manche Systeme gehen sogar noch weiter: Sie identifizieren Dubletten nicht nur anhand von E-Mail-Adressen, sondern auch über andere Kriterien wie Firmennamen, Telefonnummern oder individuelle Merkmale. Das sorgt dafür, dass deine Datenbank von Anfang an sauber bleibt – selbst wenn die importierten Daten nicht perfekt gepflegt sind. Mit einer solchen Dublettenfunktion ist auch notfalls im Nachhinein eine Bereinigung möglich.

Drei Schritte für einen reibungslosen Datenimport

Bevor du mit dem Import beginnst, solltest du dir Zeit für die Vorbereitung nehmen. Noch vor dem Import sollten die zukünftigen Einsatzzwecke und Anforderungen definiert sein, um das bereits vorab zu berücksichtigen und die Daten entsprechend aufzubereiten. Ein zusätzlicher Aufwand vor dem Import kann dir später viel Arbeit für Korrekturen ersparen.

1. Analysiere deine Daten. Welche Informationen sind wirklich relevant? Welche Felder müssen im CRM abgebildet werden, um deine Prozesse optimal zu unterstützen? 2. Bereinige deine Daten gründlich. Nutze Tools oder manuelle Prüfungen, um Dubletten, veraltete Einträge und Inkonsistenzen zu beseitigen. 3. Führe einen Testimport mit einer kleinen, repräsentativen Datenmenge durch. So siehst du, ob alles wie gewünscht funktioniert, bevor du den vollständigen Import startest.

Ein weiterer Tipp: Dokumentiere jeden Schritt des Imports. Halte fest, welche Daten wann und wie übertragen wurden. Das hilft dir später, nachzuvollziehen, woher bestimmte Informationen stammen – und spart dir im Zweifel wertvolle Zeit.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, vereinbare gleich ein kostenloses Erstgespräch mit mir!