Im Jahr 2025 habe ich an verschiedenen Messen und Kongress wie Big Bang KI Festival, DMEXCO oder der Frankfurter Buchmesse teilgenommen. Und ich bin positiv überrascht wie weit sich die B2B-Matchmaking-Plattformen bei Events etabliert haben. Als werbetreibendes Unternehmen kannst du die dort generierten Kontakte in dein CRM überführen. Mit den richtigen Tools und Prozessen wird jede Messe zum Lead-Turbo – ohne manuelle Dateneingabe und – falls nicht gewünscht -ohne LinkedIn als Gatekeeper.
1. Warum B2B-Matchmaking-Plattformen dein Leadmanagement verändern
Messeveranstalter setzen zunehmend auf digitale Matchmaking-Plattformen, um Aussteller:innen und Besucher:innen gezielt zu vernetzen. Für dich als werbetreibendes Unternehmen bedeutet das:
- Keine Wahlfreiheit bei der Plattform – du musst mit der Lösung des Veranstalters arbeiten.
- Aber: Du kannst die dort gesammelten Kontakte automatisiert in dein CRM (z. B. Pipedrive, SmartWe oder HubSpot) überführen.
- Vorteile:
- Qualifizierte Leads (keine zufälligen Kontakte, sondern gezielte Matches).
- Strukturierte Daten (Interessen, Gesprächsnotizen, Follow-up-Bedarf).
- Sofortige Nutzbarkeit im Vertriebsprozess.
Der Clou: Du bist nicht auf LinkedIn angewiesen – die Kontakte landen direkt in deiner eigenen Datenbank.
2. Die Herausforderung: Wie kommen die Kontakte ins CRM?
Da du die Matchmaking-Plattform nicht selbst auswählst, musst du flexible Lösungen finden, um die Daten zu übernehmen. Es gibt zwei Wege:
a) Direkte CRM-Schnittstellen
Einige Matchmaking-Plattformen (z. B. Converve, Brella, Hopin) bieten native Integrationen zu gängigen CRM-Systemen. Falls der Veranstalter eine solche Plattform nutzt:
- Frage vorab nach, ob eine CRM-Anbindung möglich ist.
- Richte die Schnittstelle ein (meist über API oder Plug-ins).
- Definiere, welche Daten (Name, Firma, Interessen, Gesprächsverlauf) übernommen werden sollen.
b) Automatisierungstools wie Zapier, n8n oder Make
Falls der Veranstalter keine direkte CRM-Anbindung anbietet, kommen Automatisierungstools ins Spiel. Diese Tools verbinden die Matchmaking-Plattform mit deinem CRM – ohne manuellen Aufwand.
So funktioniert’s:
- Exportiere die Kontaktdaten aus der Matchmaking-Plattform (meist als CSV oder über API). Der SmartWe genügt sogar einfacher Text, um daraus der Datensatz für den Kontakt zu erzeugen.
- Nutze Zapier, n8n oder Make, um die Daten automatisch in dein CRM zu importieren.
- Beispiel: Ein Zapier-Workflow kann neue Matchmaking-Kontakte direkt als Leads in Pipedrive anlegen.
- Füge zusätzliche Informationen hinzu (z. B. Tags wie „Messe XY, Interesse an Produkt Z“).
Vorteil: Selbst wenn die Plattform des Veranstalters keine CRM-Integration bietet, hast du eine vollautomatisierte Lösung.
3. Matchmaking-Kontakte im Leadmanagement-Prozess nutzen
Schritt 1: Datenqualität sichern
- Prüfe die überführten Daten auf Vollständigkeit (z. B. E-Mail, Telefon, Interessen).
- Ergänze fehlende Infos (z. B. durch Recherche oder Follow-up-Nachrichten).
Schritt 2: Lead-Scoring und Priorisierung
- Nutze die Matchmaking-Daten, um Leads zu bewerten:
- Hat die Person konkretes Interesse an deinem Produkt gezeigt?
- Ist sie Entscheidungsträger:in?
- Gibt es ein zeitnahes Projekt?
- Weise die Leads deinem Vertriebsteam basierend auf diesen Kriterien zu.
Schritt 3: Personalisierte Follow-ups
- Nutze die Gesprächsnotizen aus der Matchmaking-Plattform, um individuelle Follow-up-E-Mails zu schreiben.
- Beispiel: „Auf der it-sa haben wir über Ihre Herausforderungen bei der IT-Sicherheit gesprochen – hier wie versprochen unsere Case Study zu diesem Thema.“
- Biete exklusive Inhalte an (z. B. Webinare, Whitepaper), die zum Interesse der Person passen.
Schritt 4: Community-Management als langfristige Strategie
Matchmaking-Plattformen liefern nicht nur Leads, sondern helfen dir auch, eine Community aufzubauen:
- Lade Event-Kontakte zu exklusiven Formaten ein (z. B. Roundtables, virtuelle Meetups).
- Nutze die Daten, um zielgruppenspezifische Inhalte zu erstellen (z. B. Newsletter für Messe-Teilnehmer:innen).
- Pflege die Beziehungen über regelmäßige Touchpoints – so werden aus Leads langfristige Kund:innen.
4. Die Vorteile im Überblick
| Vorteile | Konkreter Nutzen für dich |
|---|---|
| Automatisierte Datenübernahme | Keine manuelle Eingabe – Kontakte fließen direkt ins CRM. |
| Höhere Leadqualität | Nur relevante Matches, keine zufälligen Kontakte. |
| Unabhängigkeit von LinkedIn | Du kontrollierst deine Kontakte selbst – ohne externe Plattformen. |
| Bessere Follow-ups | Persönliche Ansprache dank strukturierter Gesprächsnotizen. |
| Langfristiges Community-Building | Du baust Beziehungen auf, die über das Event hinausgehen. |
5. Mach jede Messe zum Leadmagneten – mit der richtigen Automatisierung
Auch wenn du nicht selbst die Matchmaking-Plattform wählst, kannst du die dort generierten Kontakte nahtlos in dein CRM integrieren – entweder über direkte Schnittstellen oder Automatisierungstools wie Zapier oder n8n. So wird jede Messe oder jeder Kongress zu einer zuverlässigen Leadquelle, ohne dass dein Team Zeit mit manueller Datenpflege verschwendet.
Dein nächster Schritt: 🔹 Kläre vor dem Event, welche Matchmaking-Plattform der Veranstalter nutzt – und ob es eine CRM-Anbindung gibt. 🔹 Richte Automatisierungen ein (z. B. über Zapier), falls keine native Integration existiert. 🔹 Nutze die Daten, um deine Follow-ups zu personalisieren und langfristige Beziehungen aufzubauen.
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